学習塾の保護者との連絡手段4選と退塾を防ぐコツ3つ【アプリがおすすめ】

• 保護者との連携が上手く取れなくて困っている…
• どのくらいの頻度で保護者に連絡すればいいかわからない…
• 保護者への電話はいつも緊張してしまう…

上記のようなことでお困りではありませんか？

学習塾の経営において、保護者は非常に重要な存在です。

なぜなら、保護者と上手くコミュニケーションが取れないと、生徒との関係も悪化し、退塾につながる恐れがあるからです。

しかし、保護者は自分より年上であることがほとんどなため、「生徒とは仲良くできるけど保護者とどうコミュニケーションを取ればいいかわからない」と悩む塾講師の方は非常に多いです。

本記事では、個別指導塾の教室長の経験が1年以上あり、保護者とのコミュニケーションで悩んできた筆者の経験を踏まえ、

• 保護者とコミュニケーションを取る上での最適なツールやその使い方
• どうすれば退塾を防げるか
• 保護者に連絡するタイミング

これらについてわかりやすく解説していきます。

学習塾の保護者との連絡手段4選とその特徴

保護者との連絡手段は、主に以下の4つが考えられます。

1. メール
2. 電話
3. LINEアプリ
4. 塾専用アプリ

それぞれにメリット・デメリットがあり、使い分けるのが重要です。

①メール

メールは最もオーソドックスな連絡手段であり、ほとんどの塾が採用しています。

ただ昨今はメールよりLINEが普及したため、メールの開封率は以前と比べてかなり低くなっています。

一方でたとえばGmailであれば、スマホだけでなくPCからも見ることができるというメリットもあります。

短文を送ることには向いていませんが、長文で伝えたいことがある時はメールを使うのが最適でしょう。

②電話

電話もオーソドックスな連絡手段であり、ほぼすべての塾が採用しています。

電話を使えば声の抑揚を変えることで、文字だけでは伝わらない感情をより正確に伝えることができます。

なので電話を使うおすすめのタイミングは、

• 三者面談終了後の感謝のお電話
• 講習終了後のお伺いのお電話

など、リアルタイム性が高く情報より感情を伝えたい時が最適と言えます。

一方で、昨今は電話離れが進み、若い親御さんであればあるほど「いきなり電話がかかってくると困る」という方もいるので、注意が必要です。

またメールとは違って、文章が残らない点も気をつけなければなりません。

伝えたい内容が感情ではなく情報の場合は、電話以外の連絡手段を使うようにしましょう。

③LINEアプリ

LINEは、国内で大ヒットしているチャットアプリであり、普及率は80%を超えています。

学習塾でも導入が盛んであり、今後LINEを連絡手段として使う塾は増えていくでしょう。

メールより開封率も高く、短文も送りやすいので、「電話やメールをするほどではない。けれども伝えておきたい」といったささいな連絡に非常に適しています。

一方でLINEには、あまり語られないデメリットが存在することも事実です。

なぜLINEではダメなのか

LINEは主に友達との連絡用アプリとして使っている人が大半なので、

• アイコン…友達との写真
• 名前…ニックネームや飼っている犬の名前

に設定している人も多く、「塾の人に見られるのはなんだか恥ずかしい」と感じている保護者がいるのも事実です。

またママ友グループのために仕方なくLINEを使っているという人も多く、決して万人受けするアプリではありません。

LINEは無料で気軽に始められる点がメリットではありますが、配信するメッセージ数が多くなると料金がかかったり、カスタマイズの自由度が低かったりするデメリットがあります。

④塾専用アプリ

普及はしていないが、メール・電話・LINEのいいとこ取りができるので、最もおすすめな連絡手段です。

弊社の塾専用アプリを使えば、

• メール機能
• 電話機能
• プッシュ通知機能

これらが実装されているため、LINEのように使いたい時はプッシュ通知、それ以外はメールや電話、というように使い分けることができます。

プッシュ通知ではテキストだけでなく、画像や動画を送ることもできるので、確実に情報を届けることが可能です。

他にも、ニュース配信機能でお知らせを一斉送信したり、動画ギャラリー機能で塾の雰囲気を伝えたりすることができます。

簡単にオリジナルアプリを作ることができますので、気になる方はぜひお気軽にお問い合わせください。

お問い合わせ

退塾を防ぐための保護者とのコミュニケーションのコツ3選

保護者とのコミュニケーションにおいて、重要なのは連絡手段だけではありません。

ここでは、保護者とのコミュニケーションが上手くいくコツを3つご紹介します。

①週1以上週3以下で連絡する

保護者は声にこそ出さないものの、塾からの連絡を待ち望んでいることが多いです。

なぜなら、子どもの塾での様子は塾の人間から聞くしかないからです。

よって、最低でも2週に1回、欲を言えば週に1回以上保護者に連絡すると、よりよい信頼関係を構築できます。

実際、筆者が教室長だったときも、多くコミュニケーションを取っていたご家庭とは、生徒の成績に関わらずいい信頼関係を築けておりました。

ただし、連絡を取りすぎると保護者の方もうんざりしてしまうので、週3以下の連絡に留めることをおすすめします。

何を連絡するべきか

保護者が何より気になっているのは、「子どもが塾でどう過ごしているか」です。

塾内での様子を伝える際は、緊急性は高くないので、メールで伝えるようにしましょう。

また、授業があった日にはその報告を保護者にしてあげると、より信頼してもらえやすくなります。

ただしネガティブなことを伝えてしまうと親子喧嘩を引き起こしかねないので、なるべくポジティブな報告を心がけましょう。

授業報告はその日に見てほしいので、アプリのプッシュ通知で伝えるのが最適です。

他にも、

• 英検のご案内をメールやニュース配信機能で送る
• 三者面談終了後の挨拶の電話をする

などしていれば、自ずと週1回以上は連絡することになります。

メールや電話、アプリを時と場合に応じて使い分けて、保護者にストレスを与えることなくいい関係を築きましょう。

②電話をする時は時間帯に気をつける

電話は感情を伝えるのには最適な手段ですが、時間帯には十分に気をつける必要があります。

注意の仕方は、専業主婦家庭か、共働き家庭かで大きく異なります。

専業主婦家庭の場合

午前8時～午後9時の間であればOKです。

ただ、できるのであれば

• 昼ごはんや夜ご飯の最中
• 夜ご飯の準備中

の時間は避けた方が無難でしょう。

共働き家庭の場合

ご飯の最中に加えて、仕事帰り直後も避けた方が良いです。

なぜなら仕事終わりは1日の中で最も疲れているときなので、そういう時に塾から電話がかかってくると保護者にストレスがかかるからです。

共働き家庭の場合、電話するタイミングを考えるのは難しいので、

「明日の◯時頃、ご挨拶のお電話をかけてもよろしいでしょうか？」

というふうに、事前にメールやプッシュ通知などで聞いておくとお互い安心です。

以上のように、電話はかける時間帯によっては逆効果になる恐れもあるため、十分に配慮しましょう。

③保護者は敵ではなく味方だという心構えで接する

塾講師をやっていると、保護者が怖く見えて、あたかも敵のように感じてしまうことがあるかと思います。

ですがよく思い返してみてください。保護者は塾を信頼して、生徒を預けてくださっている味方なのです。

保護者に対する恐怖の感情は相手に伝わりますから、「保護者は味方だ」と自分に暗示をかけて接するようにしましょう。

原因は「保護者とのコミュニケーション不足」にある

そもそも保護者を敵と認識してしまう原因は、ほとんどの場合コミュニケーション不足によるものです。

週に1回以上何らかの形でコミュニケーションを取っていれば、保護者とも自然と仲良くなっていくものですし、そうなれば恐怖の感情は次第に薄れていきます。

保護者が怖いからといって連絡をためらっていると、三者面談などでお会いする際に余計緊張することになってしまい、結果退塾につながりかねません。

保護者は退塾する時は敵ですが、入塾しているうちは味方ですので、保護者を頼るつもりで積極的にコミュニケーションを取っていきましょう。

まとめ：保護者は怖くない！積極的にコミュニケーションを取ろう

保護者との連絡手段としては以下の4つがあり、それぞれ次のような特徴がありました。

1. メール…緊急性が低く情報を長文で伝えたい時に有効
2. 電話…情報ではなく感情を伝えたい時に有効
3. LINE…メールや電話で伝えるほどではない些細な連絡に有効
4. 塾専用アプリ…メール、電話、LINEのいいとこ取りができるので最もおすすめ

また保護者とのコミュニケーションが上手くいくコツは、以下の3つでした。

1. 週1以上週3以下で連絡する
2. 電話をする時は時間帯に気をつける
3. 保護者は敵ではなく味方だという心構えで接する

弊社のアプリを導入すれば、メール、電話、LINEのいいとこ取りができ、保護者とのコミュニケーションが格段に楽になります。

また保護者との連絡手段としてだけではなく、生徒の集客に使える機能も多数実装しております。

たとえば、

• 予約機能…無料体験の日時を簡単に予約できる
• クーポン機能…友達紹介のキャンペーン内容を簡単に作成できる

などなど、カスタマイズの自由度は非常に高いです。

お見積りや制作代行など受け付けておりますので、ぜひお気軽にご連絡ください。

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